A Secretaria Municipal da Fazenda (SMF) está digitalizando 31,25% ou 50 mil dos 160 mil blocos (lotes fiscais) dos arquivos de registro de imóveis de Porto Alegre, cadastrados a partir de 1957. O trabalho consiste, primeiramente, na triagem e organização dos documentos, executada por equipe da SMF. De acordo com o secretário da Fazenda, Roberto Bertoncini, o procedimento tem como finalidade garantir a segurança dos documentos e trazer agilidade na prestação de informações e no atendimento aos cidadãos.
São cerca de 180 mil envelopes contendo 1,5 milhão de documentos, entre eles o Questionário Individual de Cadastro de Imóveis; croquis dos imóveis; boletins de vistoria; plantas arquitetônicas; contratos de compra e venda e de usucapião; parecer fiscal; matrículas, e fotos dos imóveis. Os documentos estavam armazenados por nome de rua em ordem alfabética, em 18 silos localizados no segundo andar do prédio da prefeitura. Destes, seis foram desmontados em setembro e enviados para o almoxarifado central para serem leiloados.
A digitalização, executada pela Procempa, se dá por meio do software Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A central do GED está instalada no anexo da Procempa, na Rua Lima e Silva, e tem estrutura para atender a todas as secretarias. O banco de dados é alocado no Datacenter. O trabalho está sendo realizado em conjunto com a empresa Informática dos Municípios (IMA), de Campinas, e, à medida que a Procempa finaliza a digitalização dos documentos, eles são devolvidos à SMF que os encaminha para o Arquivo Histórico do Município.